Cuộc họp đánh giá (retrospective) từ lâu đã là một phần quan trọng của công việc nhóm, giúp các thành viên phản ánh về những thành công và thất bại trong quá khứ.
Tổ chức một buổi đánh giá hấp dẫn và có ảnh hưởng là một trải nghiệm thú vị và đem lại nhiều phần thưởng, và trong bài viết này chúng tôi sẽ nêu ra một số gợi ý để tận dụng tối đa thời gian của bạn.
Với TeleRetro, chúng tôi đang nâng cao trải nghiệm cuộc họp đánh giá lên một tầm cao mới bằng cách giới thiệu một số tính năng độc đáo và hấp dẫn đã được thiết kế đặc biệt để tạo ra không khí nhóm vui vẻ. Từ khả năng làm sống động buổi họp với các ảnh động GIF, nhạc icebreaker vui nhộn và các định dạng retro mới, chúng tôi muốn làm cho trải nghiệm cuộc họp đánh giá trở thành thứ gì đó đáng mong đợi và thưởng thức, đồng thời giúp các nhóm tiến nhanh hơn bằng cách mở khóa những nhận thức, ý tưởng và sự đồng lòng nhiều hơn.
1. Chào hỏi
Khi bảng đánh giá của bạn đã được tạo và các thành viên đã tập hợp trực tuyến hoặc trực tiếp, hãy chào các thành viên và cảm ơn họ vì đã dành thời gian. Hãy nhân cơ hội này để làm rõ mục đích của buổi họp và cách quá trình sẽ diễn ra để mọi người hiểu tại sao cuộc họp đánh giá lại quan trọng và bạn đang cố gắng đạt được gì.
Gifs (Retro › Nút Giphy)
Ở góc dưới bên trái của bảng Đánh giá, bạn sẽ thấy một nút dấu cộng nơi bạn có thể tìm kiếm và chia sẻ GIF. Các GIF này giúp phá băng và làm cho các thành viên nhóm trở nên thoải mái và tham gia tích cực hơn. GIF có thể được chia sẻ suốt trong buổi đánh giá (hoặc bị vô hiệu hóa bởi Người điều hành), và là một trong những tính năng phổ biến nhất của chúng tôi. GIF chỉ xuất hiện trên màn hình trong vài giây khi chúng vượt qua màn hình.
2. Xác định bối cảnh dự án
Trước khi đi sâu vào các chi tiết của dự án, hãy dành vài phút để xem lại bối cảnh dự án rộng hơn với nhóm của bạn – điều này có thể bao gồm lộ trình dự án, phản hồi của khách hàng, biểu đồ burn down, các hành động từ sprint trước đó, etc. Bối cảnh này sẽ giúp nhóm của bạn đóng góp ý kiến hữu ích trong buổi đánh giá.
💡 Đề xuất:
Thăm dò Tâm trạng (Retro › Tâm trạng › Bắt đầu Thăm dò Tâm trạng)
Trước khi bạn bắt đầu thu thập phản hồi, hãy bắt đầu một Thăm dò Tâm trạng để thu thập dữ liệu về cảm xúc của nhóm bạn. Thông tin này sẽ được tự động theo dõi trong Bảng điều khiển của bạn, để bạn có thể giám sát bất kỳ thay đổi nào về tâm trạng của nhóm theo thời gian. Khi tổ chức của bạn có nhiều nhóm, điều này có thể giúp xác định nhóm nào có thể cần hỗ trợ.
3. Tạo ra những hiểu biết sâu sắc
Đến thời điểm này, đã đến lúc mở cửa buổi đánh giá cho tất cả bằng cách yêu cầu nhóm của bạn suy ngẫm và chia sẻ suy nghĩ về những gì đã làm tốt, những gì chưa làm tốt, và những gì có thể cải thiện. Thường thì việc thu thập suy nghĩ từ tất cả các cột cùng một lúc sẽ hiệu quả nhất. Xem thu thập phản hồi để biết thêm gợi ý.
Đề xuất:
💡 Hẹn giờ (Retro › Hẹn giờ › Bắt đầu Hẹn giờ)
Giữ cho buổi họp của bạn đúng giờ bằng cách đặt hẹn giờ từ 5-10 phút hoặc hơn tùy thuộc vào kích thước nhóm và những điều cần thảo luận. Hãy thoải mái cho thêm thời gian sau khi hết thời gian nếu nhóm của bạn có thêm điều muốn bổ sung.
Nhạc Icebreaker (Retro › Icebreaker › Nhạc › Bắt đầu Phát)
Phát nhạc nền khi mọi người viết phản hồi của họ. Điều này chắc chắn sẽ vui vẻ và làm cho nhóm của bạn nói chuyện – mọi người có thể muốn đóng góp các đề xuất nhạc cho buổi họp của bạn hoặc các buổi họp tương lai.
Động não (Retro › Động não › Bắt đầu Động não)
Không phải cho tất cả nhóm – nhưng cân nhắc chế độ Động não trong trường hợp bạn muốn các thành viên không thể nhìn thấy ghi chú của người khác cho đến khi tất cả các ý kiến đã được đưa ra. Điều này có thể hữu ích để tạo ra nhiều quan điểm đa dạng hơn. Ngược lại, cho phép các thành viên nhìn thấy các đóng góp khác khi chúng đang được tạo ra có thể là một nguồn cảm hứng cho những ý tưởng mới, nên quyết định điều gì bạn cảm thấy là tốt nhất cho nhóm của bạn.
5. Ưu tiên
Khi nhóm của bạn đã hoàn thành việc đóng góp ý kiến, yêu cầu mọi người nhóm các ghi chú liên quan lại với nhau, sau đó bỏ phiếu cho các điểm mà họ quan tâm nhất. Sau bước này, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về những điểm quan trọng nhất đối với nhóm của bạn.
💡 Đề xuất:
Nhóm ghi chú (Retro › Kéo một ghi chú vào một ghi chú khác)
Trước khi bắt đầu bỏ phiếu, yêu cầu nhóm của bạn hợp nhất các vé liên quan lại với nhau. Điều này sẽ giúp các chủ đề quan trọng được nêu lên hàng đầu, tránh việc bỏ phiếu cho cùng một chủ đề bị phân tán trên nhiều ghi chú.
Bỏ phiếu (Retro › Bỏ phiếu › Bắt đầu Bỏ phiếu)
Bắt đầu một phiên bỏ phiếu và để nhóm của bạn bỏ phiếu. Bạn sẽ thấy một thông báo ở đầu màn hình có bao nhiêu người đã hoàn thành việc bỏ phiếu. Khi đủ số người đã bỏ phiếu, Người điều hành có thể đóng phiên bỏ phiếu qua Retro › Bỏ phiếu › Bắt đầu Bỏ phiếu.
Sắp xếp (Retro › Sắp xếp › Sắp xếp theo Số phiếu)
Sắp xếp số phiếu của bạn để giúp ưu tiên những chủ đề nên được thảo luận nhiều nhất.
6. Thảo luận và tạo hành động
Với các ghi chú được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, hãy đi qua từng ghi chú thảo luận với nhóm của bạn về vấn đề hoặc đề xuất đó là gì, mời người đã nêu vấn đề suy ngẫm về lý do họ muốn nêu vấn đề đó. Đối với bất kỳ ghi chú nào cần hành động, hãy đảm bảo ghi lại hành động, đảm bảo gắn với một người chịu trách nhiệm phù hợp. Các mục hành động nên cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART).
💡 Đề xuất:
Tạo hành động từ thẻ (Retro › Thẻ › Menu Di chuột › Thêm vào Hành động)
Nếu bạn muốn tạo hành động trực tiếp từ một thẻ, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chọn 'thêm vào hành động'.
Xuất hành động (Bảng điều khiển › Tích hợp)
Sử dụng các tích hợp của chúng tôi để tự động xuất hành động vào Jira, Teams, Notion hoặc bất cứ nơi nào nhóm của bạn theo dõi các mục hành động. Xem Tích hợp.
Gán hành động (Retro › Hành động › Thay đổi người phụ trách)
Đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả và hiệu quả bằng cách gán các hành động cho các thành viên trong nhóm của bạn.
7. Kết thúc buổi đánh giá
Khi bạn đã hoàn thành, hãy làm một bản tóm tắt nhanh về những hiểu biết và hành động đã tạo, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ những gì cần phải làm và khi nào phải hoàn thành. Cảm ơn mọi người vì đã dành thời gian!
💡 Đề xuất:
Xem lại Tóm tắt (Retro › Chia sẻ › Chia sẻ Tóm tắt)
Chia sẻ Bản tóm tắt của buổi đánh giá trên màn hình cho tất cả các thành viên tham gia. Bản tóm tắt hiển thị kết quả của Thăm dò Tâm trạng, những phản hồi hàng đầu và các hành động đã nêu ra.
8. Chia sẻ kết quả
Chia sẻ kết quả của buổi đánh giá với những người liên quan để tăng cường sự nhận thức về tiến trình và mối quan tâm của nhóm bạn.
Kết luận
Cuộc họp đánh giá là một cơ chế quan trọng để tạo ra nhận thức, nêu lên các vấn đề và cải thiện sự đồng lòng trong nhóm và khắp công ty của bạn.
Để làm cho chúng thú vị và hiệu quả hơn, các nhóm có thể thêm các yếu tố tương tác như ảnh động GIF, nhạc icebreaker và các định dạng tùy chỉnh. Bằng cách theo dõi các hành động, nhóm có thể đảm bảo rằng các thay đổi tích cực được thực hiện, và thấy kết quả của những cải tiến này theo thời gian.
Một cuộc họp đánh giá thành công không chỉ giúp nhóm của bạn tìm ra giải pháp cho những vấn đề hiện có; nó còn giúp gắn kết nhóm lại với nhau, tạo ra sự tin tưởng, kiên cường và sáng tạo, đó là những điều cần thiết để tổ chức của bạn phát triển mạnh.
Nội dung liên quan: Hướng dẫn tối ưu về Agile Retrospectives
Trải nghiệm hội thảo tốt hơn
Tạo hội thảo trong vài giây & tự mình kiểm chứng.